Elektronisch erstellte und versandte Eingangsrechnungen: Was tun bei Unmöglichkeit eines Kontierungsvermerks auf dem Beleg?

Eine Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern (LfSt Bayern) behandelt die Thematik elektronisch erstellter und versandter Eingangsrechnungen.

Das LfSt verweist zunächst auf das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 29.01.2004 (BStBl 2004 I, S. 258). Dieses setze die Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) in nationales Recht um und führe unter Tz. 2 Grundsätze für eine elektronisch übermittelte Rechnung auf.

In der Praxis würden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung lägen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung gehe elektronisch ein und werde ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg könne dabei nicht erfolgen.

Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD – BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl. 2014 I, S. 1450; für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen) müsse der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können und damit prüfbar sein; etwaige Bearbeitungsvorgänge oder andere Veränderungen, wie zum Beispiel das Anbringen von Buchungsvermerken müssten protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden (Rz. 123, 110f.). Aus der Verfahrensdokumentation müsse ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Zur Erfüllung der Belegfunktion seien Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg, bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen, könnten sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (zum Beispiel eindeutiger Index, Barcode) erfolgen (Rz. 64). Insoweit ändere sich die Handhabe nicht wesentlich im Vergleich zu jenen Veranlagungszeiträumen, welche noch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS – Anlage zum BMF-Schreiben vom 07.11.1995, BStBl. 1995 I S. 738) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU – BMF-Schreiben vom 16.07.2001, BStBl. 2001 I S. 415) zu beurteilen waren, aus denen sich dies jedoch nicht ausdrücklich ergeben habe.

Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung vom 20.01.2017, S 0316.1.1-5/3 St42

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