Eingescannte Belege: Können Papierbelege ersetzen

Unter dem Motto „Steuerberater entsorgen Bürokratie“ hat am 04.04.2014 das dritte Symposium des Verbändeforums EDV des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStV) in Berlin stattgefunden. Im Mittelpunkt stand laut DStV die Frage, wie durch ein Scannen und anschließendes Vernichten der Papierbelege (so genanntes ersetzendes Scannen) insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein Beitrag zur Senkung ihrer Bürokratiekosten geleistet werden kann. Bislang, so der Vorsitzende des Verbändeforums EDV Richard Deußen, bestehe bei Unternehmen und ihren Beratern noch Unsicherheit, ob sie gescannte Papierbelege risikolos vernichten können. Dies führe in der Praxis zu einer Verdopplung des Arbeitsaufwandes, da sowohl die Papier- als auch die gescannten Belege aufbewahrt würden.

DStV-Präsident Harald Elster stellte eine gemeinsame Muster-Verfahrensbeschreibung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) vor. Sie bietet laut Elster ein strukturiertes Verfahren, das insbesondere auch für KMU umsetzbar und praktikabel sei und schaffe damit Sicherheit, Belege nach dem Scannen vernichten zu können, ohne gegen geltende Normen zu verstoßen. Zugleich entlaste sie die KMU hinsichtlich des Aufwandes und der Kosten einer doppelten Archivierung und leiste damit einen Beitrag zur Entbürokratisierung.

Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter des Finanzgerichts Berlin- Brandenburg, betrachtete das ersetzende Scannen in der richterlichen Beweiswürdigung. Ein Scanprodukt sei grundsätzlich als Beweismittel geeignet und werde von den Finanzgerichten auch anerkannt. Insbesondere durch ein strukturiertes Scanverfahren, wie es die vorgestellte Muster-Verfahrensdokumentation biete, könne ein mit dem Original vergleichbarer Beweiswert erreicht werden.

Deutscher Steuerberaterverband e.V., PM vom 07.04.2014

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