Fahrtenbuch – Genaue Führung

Haben Arbeitnehmer einen betrieblichen Pkw zur Verfügung gestellt bekommen oder nutzt der Selbstständige seinen Wagen für Beruf und Freizeit, sollte regelmäßig überprüft werden, ob Privatnutzung und Pendelfahrten ins Büro nicht günstiger über die Fahrtenbuch-Methode ermittelt werden können. Hier hatte der Bundesfinanzhof in einer Reihe von Urteilen die strenge Sichtweise der Finanzverwaltung bestätigt, wonach ordnungsgemäße Nachweise zwingend erforderlich sind. Berufstätige sollten dies beachten, damit die Arbeit nicht im Nachhinein umsonst war.

Generell gilt aber: Nutzen Unternehmer den Betriebs-Pkw oder Arbeitnehmer einen von der Firma überlassenen Wagen, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag oder ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Der lässt sich einfach und pauschal mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs ermitteln. Das gelingt Selbstständigen allerdings nur, wenn sie den Wagen überwiegend dienstlich nutzen. Beim Arbeitnehmer sind die Fahranteile unerheblich. Hinzu kommen noch die Beträge für die tägliche Pendelstrecke zwischen Wohnung und Betrieb. Dieser pauschale Ansatz ist jedoch in vielen Fällen steuerlich ungünstig, wenn der Wagen etwa nur selten für private Trips verwendet wird. Dann lohnt es sich, die tatsächlich angefallenen Kosten und Fahrten nachzuweisen und hierdurch zu einem günstigeren Ergebnis zu kommen.

Ein hierfür benötigtes Fahrtenbuch muss zur Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der darin gemachten Angaben insbesondere zeitnah geführt werden. Eine nachträgliche Erstellung ist demnach von vornherein ungeeignet, geltend gemachte Fahrtkosten zu belegen. Es herrscht also eine strenge formalistische Sichtweise, wenn es um die Fahrtenbuchführung geht. Ausnahmen gelten hier nur, wenn Unterlagen durch höhere Gewalt wie etwa Unwetter oder Hochwasser verloren gegangen oder unleserlich geworden sind. In derartigen Härtefällen ist der Arbeitnehmer oder Selbstständige so zu stellen, als wäre der Nachweis über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erbracht worden. Es dürfen allerdings keine Anhaltspunkte gegen die Ordnungsmäßigkeit dieser abhanden gekommenen Unterlagen gegeben sein.

Diese Alternative zum Nachweis steht Arbeitnehmern und Selbstständigen zu. Doch hierfür müssen sie über das ganze Jahr hinweg ein Fahrtenbuch führen, alle Kosten und Fahrten auflisten, sämtliche Belege sammeln, sowie die beruflichen Fahrziele exakt angeben. Und wird dieser Nachweis anschließend vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst. Bemängelt wird zumeist, dass die Aufzeichnungen über die Fahrten nicht zeitnah erfolgen, die Angaben unschlüssig sind oder eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen werden kann. Lückenhafte Führung sollte daher Tabu sein. Das erspart nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern mindert bei exakt aufgelisteten Dienstfahrten auch den steuerpflichtigen Privatanteil.

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