Elektronische Belege können für Unternehmen zur Steuerfalle werden

Elektronische Belege können für Unternehmen zur Steuerfalle werden. Hierauf weist der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) hin.

Würden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, führe dies häufig dazu, dass die Finanzbehörden den betreffenden Jahresabschluss verwerfen und unvorteilhafte Schätzungen vornehmen. Unter Umständen drohten sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle mutmaßlicher Scheinverträge.

Alle digitalen Buchungsbelege müssten in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein. Wichtig sei, alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Ausgangsrechnungen, unveränderbar im Original zu speichern. Sie sollten mit marktgängigen Formaten, zum Beispiel Word, Excel und XML, erstellt und im pdf-Format abgespeichert werden, rät der BVBC. Von speziellen Dateiformaten sei Abstand zu nehmen, da diese oft nur eine begrenzte Halbwertzeit hätten.

Auch die netzbasierte Datenspeicherung im Rahmen von „Cloudlösungen“ sollte nach Ansicht des Verbandes gründlich überlegt werden. Denn es bestehe die Gefahr, dass der Provider im umkämpften Marktumfeld nicht besteht oder bei einem großen Daten-Crash seinen Betrieb einstellen muss. Für klein- und mittelständische Unternehmen empfehle es sich deswegen, die Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien zu sichern, jeweils einmal zu kopieren und an verschiedenen Orten aufzubewahren. Das Risiko von Datenverlusten könne so verringert werden.

Es sei auch ratsam, bei der Archivierung zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Unterlagen zu unterscheiden, um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben. Prinzipiell sollten Unternehmen alle Belege eines Geschäftsjahres zusammen aufbewahren und Belegarten nicht nach ihren Verjährungsfristen trennen. Sonst bestehe die Gefahr, dass beim Umsortieren aus Versehen wichtige Dateien gelöscht werden.

Unternehmen sollten die Datenarchivierung mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr starten, empfiehlt der BVBC. Denn die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege sei über die Jahre angewachsen. So sammelten Unternehmen wertvolle Erfahrungen bezüglich der Belegvielfalt. Das Speichern früherer, datenärmerer Jahrgänge falle dann umso leichter. Obendrein stünden in punkto elektronische Aufbewahrungsvorschriften jüngere Geschäftsjahre tendenziell stärker im Fokus der Finanzbehörden.

Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V., PM vom 18.02.2013

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