Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Hierfür reicht es nicht aus, als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen anzugeben. Dies gilt nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) auch dann, wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.
Die Klägerin, eine GmbH, hatte ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeitgeberin durchzuführenden Lohnsteueranmeldung, den für die Dienstwagenüberlassung anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit der Ein-Prozent-Regelung, sondern auf Grundlage der von dem Gesellschafter-Geschäftsführer geführten Fahrtenbücher zu versteuern.
Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben auf, gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt, außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von dem Gesellschafter-Geschäftsführer handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie Grund und Ziel der Fahrt.
Während das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß im Sinne des Einkommensteuergesetzes beurteilte, war die dagegen vor dem Finanzgericht (FG) erhobene Klage erfolgreich. Das FG hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß. Die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei erstellten erläuternden Auflistung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzusetzenden geldwerten Vorteil individuell zu berechnen.
Die dagegen gerichtete Revision des Finanzamts war erfolgreich. Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet seien. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlange grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergeben hätten. Bei dieser Art der Aufzeichnung seien weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es laut BFH auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine Auflistung nachzuholen, die erst nachträglich erstellt wurde.
Bundesfinanzhof, Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10